Uragano Katrina. Uragano Rita. Uragano Wilma. Solo pochi mesi fa, queste tempeste hanno cambiato la vita di milioni di persone. Anche se non lavoravi nelle aree colpite da quelle tempeste, forse hai spedito prodotti o ricevuto prodotti da aziende nella regione del Golfo. Pensi di non essere stato colpito da questi disastri naturali?
Ora, moltiplica questo pensiero mille volte e avrai un’idea del motivo per cui è necessario avere un piano di emergenza pronto nel caso dovessi affrontare una crisi simile nella tua città natale.
Come puoi pianificare una crisi o un disastro quando di solito accadono inaspettatamente? Quanto è facile anticipare qualcosa che non hai vissuto? Queste sono due ragioni per cui proprietari e manager possono sentirsi paralizzati di fronte alla pianificazione di una crisi. Ad alcuni potrebbe sembrare estraneo anche solo provare a immaginare cosa fare o cosa mettere su carta, quindi è più facile rimandare a un altro giorno.
Pianificazione di emergenza
Ma guardiamo la cosa in un modo diverso, possibilmente in parti più piccole, in modo da poter abbracciare tutte le possibilità. Una delle prime cose da fare è assegnare questo lavoro a una persona – potresti essere tu o qualcun altro – e formare una piccola squadra per sostenere lo sforzo. Un leader renderà questo processo più efficiente ed efficace.
Quindi, qual è la prima cosa che puoi fare per pianificare una crisi? Fare un elenco. Un semplice elenco di “e se” è un ottimo punto di partenza. Pensa alla legge di Murphy: “Se qualcosa può andare storto, lo farà”. Non importa quanto possa sembrare strano, scrivi tutto ciò che potrebbe applicarsi alla tua attività, dai disastri ambientali come terremoti, inondazioni o uragani al ritiro di un prodotto. Questo elenco dovrebbe coprire tutto ciò che potrebbe causare un'interruzione nel normale ciclo aziendale.
Pensi che i trasformatori nel sud della Florida abbiano pianificato più uragani nel 2005? Quando parlo con alcune persone laggiù adesso, non riescono nemmeno a ricordare bene i nomi degli uragani o quali hanno provocato quale fase di danno. Scommetto che la maggior parte delle aziende nel sud della Florida hanno ormai un piano in caso di catastrofe uragano che include cose come fonti di energia alternative, piani di diversione dei prodotti ed elenchi di comunicazioni (sia per i clienti che per il personale aziendale).
Piano di rilancio aziendale
Una volta che hai l'elenco dei "e se", dai un'occhiata intorno per analizzare i servizi e le funzioni critici della tua azienda, quelli che mantengono le porte aperte. Alcuni elementi che mi vengono in mente sono i dipendenti, il flusso di cassa, le attrezzature con cui operare, i telefoni e i computer e il servizio ai clienti. Queste sono le funzioni critiche che saranno cruciali per essere operative il prima possibile dopo un disastro.
Successivamente, prendi questo nuovo elenco e classifica gli elementi in tre o quattro categorie principali che contengono tutto ciò che è simile, come "Finanza", "Comunicazioni", "Operazioni" e "Persone". Ora puoi iniziare a vedere come apparirà il tuo piano, preferibilmente prima che scoppi una crisi senza preavviso. Puoi identificare una persona responsabile di ciascuna categoria principale e chiedere al "team" di prendersi del tempo per ricercare e scrivere un piano per gestire la propria categoria durante una crisi.
La prima fase del piano affronta l'emergenza disastro. Questa è una guida per l'utente su come preservare un'organizzazione durante il disastro immediato. Affinché un piano sia utile, deve essere creato prima che si verifichi un'interruzione. La fase successiva di un piano, la “ripresa”, è progettata per mantenere i finanziamenti in arrivo, i servizi in funzione e i clienti serviti per far andare avanti l’attività una volta terminato il disastro. È necessario pianificare una fase finale di “continuità aziendale” per tornare al punto in cui l’azienda operava prima del disastro.
Piano Organizzativo
Diverse aree che necessitano di una pianificazione più approfondita includono l'archiviazione di informazioni quali registri dei dipendenti, assicurativi e finanziari; Hardware, software e dati per computer; e una mappa del cantiere e le specifiche dei servizi pubblici. Organizza questi dati importanti in modo che ci siano più copie, con un set archiviato in una posizione alternativa nel caso in cui l'ufficio principale venga distrutto.
Una fase di pianificazione ancora più ampia comprende l’analisi dei rischi e l’analisi dell’impatto aziendale. Questi piani sono specializzati e potrebbero preparare la tua azienda a evitare perdite finanziarie paralizzanti. Esistono molti siti Web che dispongono di validi strumenti di pianificazione per aiutare in tutte le fasi di questo processo di pianificazione, ma i seguenti sono ottimi siti con cui iniziare:
•La Croce Rossa americana mette a disposizione utili informazioni per le imprese sul sito www.redcross.org.
•L'Institute for Business and Home Safety fornisce strumenti di pianificazione sul proprio sito Web all'indirizzo www.ibhs.org/business_protection.
•I Centri per il controllo e la prevenzione delle malattie dispongono di un elenco completo di importanti siti Web all'indirizzo www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Il governo federale dispone di un sito di preparazione all'indirizzo www.ready.gov.
Suddividere l'attività di pianificazione in piccole parti e organizzare un team per lavorare sul piano renderà questo processo più confortevole. La Croce Rossa americana riferisce che ben il 40% delle piccole imprese non riapre dopo un disastro come un’alluvione, un tornado o un terremoto. Non lasciare che la tua attività soffra perché non hai avuto il tempo di impostare un piano.
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